Dos und Don’ts bei der Auswahl der Kanzleisoftware

15 Tipps zur Auswahl, zum Einsatz und optimalen Nutzen von Anwaltssoftware

    1. Bedenken Sie, dass die Anwaltssoftware Sie in der Regel das ganze Berufsleben lang begleitet. Eine Fehlinvestition wird teuer.

    2. Die Software, die Kollegen nutzen, kann für Ihre Kanzlei ungeeignet sein. Wer keinen Vergleich hat, kann die unterschiedlichen Programme schwer beurteilen.

    3. Wenn Sie feststellen, dass die Software Ihre Anforderungen nicht erfüllt, wechseln Sie die Software, auch wenn es mit Kosten und Mühen verbunden ist.

    4. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in die Auswahl der Anwaltssoftware ein. Die Akzeptanz der Mitarbeiter wird dadurch erhöht und bei auftretenden Problemen wird die Schuldzuweisung („wir wurden ja nicht gefragt…“) vermieden.

    5. Investieren Sie in Schulungen. Kein Programm ist selbsterklärend, viele Besonderheiten erschließen sich nicht immer aus dem Handbuch und Tipps und Tricks können erfahrene Schulungsmitarbeiter im persönlichen Dialog besser vermitteln.

    6. Sind Sie schon bereit für die Cloud? Prüfen Sie, wie die Anforderungen für das mobile Arbeiten erfüllt werden. Ist auch ein offline-Arbeiten möglich?

    7. Bleiben Sie im Dialog mit Ihrem Anbieter, melden Sie Ihre Wünsche und Bedürfnisse an. Im Idealfall können diese bei einem Update berücksichtigt werden.

    8. Delegieren Sie Teilbereiche (Buchhaltung, Mahnwesen etc.) auf geeignete Mitarbeiter. Behalten Sie jedoch den Überblick, um Abhängigkeiten zu vermeiden. Arbeiten Sie mit Rückmeldungen.

    9. Überprüfen Sie regelmäßig, ob alle Mitarbeiter das Potential der Software ausschöpfen. Vielfach wird das Wissen von Mitarbeiter zu Mitarbeiter weitergeben. Beim Ausscheiden von Mitarbeitern verschwindet das Wissen. Auch die Anwälte sollten in der Lage sein, eine laufende Akte selbst federführend in Arbeit zu haben, damit Stärken und Schwächen in der Kanzleiorganisation sichtbar werden.

    10. Dokumentieren Sie schriftlich, wie die Software in Ihrer Kanzlei eingesetzt wird. Stellen Sie klare Regeln auf und kontrollieren Sie die Einhaltung.

    11. Datensicherung ist das A und O für die digitale Kanzlei. Erstellen Sie ein Datensicherungskonzept und überwachen Sie die Einhaltung. Üben Sie regelmäßig die Rücksicherung. Mit virtuellen PC können Systeme schnell neu aufgesetzt werden.

    12. Gönnen Sie allen Berufsträgern und Mitarbeitern in der Kanzlei einen zweiten Bildschirm. Das erleichtert den Einstieg in die digitale Akte.

    13. Scannen Sie alle Eingänge ein. Vergeben Sie aussagekräftige Dateinamen. Ab 1.7.2019 sind Dokumente für das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) ausschließlich in durchsuchbarer Form (OCR-erkannt) einzureichen. Überprüfen Sie, ob Ihr Scanner hierzu in der Lage ist.

    14. Verzichten Sie auf eine Papierakte. Sammeln Sie übergangsweise alle Papierdokumente ohne Sortierung in Kartons (vgl. Anwaltsblatt 3/2017, Seite 256, Cosack, Der Kanzlei-Workflow im digitalen Wandel – eine Chance für Erfolg).

    15. Betrachten Sie die Anwaltssoftware als Cockpit und steuern Sie Ihre Kanzlei souverän ans Ziel.