So finden und nutzen Sie Ihre Anwaltssoftware

 

Brauche ich eine Kanzleisoftware?

Welche finde ich die richtige Software?

Wie optimiere ich Prozesse in meiner Kanzlei?

Dos und Don’ts zu Auswahl, Einsatz & Nutzen

Gratis Fachinfo-Broschüre

Die Fachinfo-Broschüre „Die Wahl der passenden Kanzleisoftware“ von Ilona Cosack führt auf, welche strategischen Überlegungen vor einem Softwarewechsel angestellt werden sollten.

Diese werden ergänzt durch 15 Tipps zur Umsetzung!

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Über die Herausgeberin

Ilona Cosack ist Inhaberin der ABC AnwaltsBeratung Cosack, Fachberatung für Rechtsanwälte und Notare. Sie beschäftigt sich seit den 80er Jahren mit dem umfassenden Einsatz von EDV in der Anwaltskanzlei, hat als langjähriges aktives Mitglied des EDV-Gerichtstages an EDV-Standards zu Fristen mitgewirkt und befasst sich von Beginn an mit allen Fragen rund um den Elektronischen Rechtsverkehr.

Seit 1998 berät und begleitet Ilona Cosack Anwaltskanzleien ganzheitlich als Expertin mit dem Schwerpunkt Anwältin und Anwalt als Unternehmer. Sie ist Autorin des Praxishandbuches Anwaltsmarketing und des Leitfadens für jede Anwaltskanzlei Digitalisierung erfolgreich umsetzen. Darüber hinaus gibt sie in Fachpublikationen und als Referentin, auch zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach, wertvolle Hinweise zum praktischen Einsatz in der Kanzlei.

Expterin Ilona Cosack über die Auswahl der richtigen Kanzleisoftware

Jede Software hat Stärken und Schwächen

Vorab, um Ihre Erwartungen in die richtigen Bahnen zu lenken: Leider ist es nicht so einfach, die passende Anwaltssoftware zu finden. Denn, wie so oft, steckt „der Teufel“ im Detail, sprich, die Auswahlkriterien sind entscheidend, denn jede Anwaltssoftware hat ihre Stärken und Schwächen. Es gibt keine Anwaltssoftware, die zu 100 Prozent alle Bedürfnisse der unterschiedlichsten Anforderungen der Anwender abdeckt. Denn dann wären wir bei einer Individualsoftware angekommen, die von den Entwicklungskosten das Budget vieler Kanzleien überschreiten dürfte.

Die gängigen Lösungen für Anwaltskanzleien/-notariate sind Standardsoftware, d. h. sie bieten Möglichkeiten, die die meisten Bedürfnisse von Anwälten und Mitarbeitern abdecken. Besonderheiten, die nur einzelne Anwender benötigen, können und werden nicht zur Verfügung gestellt.

Cloudlösungen werden langsam aber sicher beliebter

Darüber hinaus beginnt sich die Anwaltswelt – langsam, aber sicher – zu wandeln. Weg von der eigenen Infrastruktur mit Server, Datensicherung, Updates und IT-Techniker hin zur Cloud, auch wenn diese noch zaghaft eingesetzt wird.

Passend zur Cloud haben sich neue Anbieter in diesen Markt gewagt, die neue Lösungen präsentieren. Immer näher rückt der Zeitpunkt, ab dem das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) in den Kanzleien die Kommunikation mit den Gerichten verändern wird. Je nach Ausrichtung wird das beA bereits eifrig genutzt oder immer noch ignoriert; spätestens zum 1. Januar 2022 ist das Geschichte, dann muss jede Rechtsanwältin und jeder Rechtsanwalt für die Korrespondenz mit dem Gericht verpflichtend das beA nutzen. Bereits seit dem 1. Januar 2020 ist das in der Arbeitsgerichtsbarkeit in Schleswig-Holstein der Fall. Andere Bundesländer können den Stichtag zum 1. Januar 2021 nutzen, um ebenfalls vorzuziehen und die aktive Nutzungspflicht anzuordnen.

Es bleibt also nicht mehr viel Zeit, um die eigene Anwaltskanzlei auf die notwendige Digitalisierung vorzubereiten. Diese Broschüre soll Ihnen dabei helfen, für Ihre Kanzlei die richtige Entscheidung zu treffen: Egal, ob Sie sich erstmals für eine Anwaltssoftware entscheiden, die bisher eingesetzte Software intensiver nutzen wollen oder einen Wechsel anstreben.

Softwaremarkt verändert sich stetig

Der Markt der Softwareanbieter ist immer in Bewegung. Manche Anbieter sind seit Jahrzehnten konstant vertreten, andere verschwinden und neue Anbieter wagen sich „in die Höhle der Löwen“.

Die Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement im Deutschen Anwaltverein hat gemeinsam mit dem Anwaltsblatt zum 1. Virtuellen Anwaltstag im Juni 2020 eine aktuelle Marktübersicht für Kanzleisoftware vorgestellt und herausgefunden, dass von den dort im Jahr 2013 ausgewerteten 36 Programmen im Jahr 2020 noch 25 Programme am Markt sind.

Wichtig für eine Entscheidung ist also ebenfalls die Investitionssicherheit, die der Hersteller bietet.

Integration des beA

Auch die Schnittstelle zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) wurde abgefragt: Noch nicht einmal die Hälfte der befragten Anbieter, gerade einmal 47 Prozent geben an, das beA vollständig integriert zu haben. 22 Prozent beschreiben die beA-Schnittstelle als weitgehend integriert. Bei 6 Prozent der Anbieter ist die Integration geplant, während bei 25 Prozent eine beA-Schnittstelle gar nicht geplant ist.

Zusätzlich hat das Coronavirus  uns alle vor ungeahnte Herausforderungen gestellt. Um die Gesundheit und die Arbeitsfähigkeit zu erhalten, haben viele Anwälte und Mitarbeiter aus dem Homeoffice heraus gearbeitet. Neben neuer Hardware musste dafür auch die Software angepasst werden und der notwendige Wechsel von der Papierakte zur digitalen Akte vollzog sich schneller als jemals gedacht. Es wurde improvisiert und vieles ist geglückt.

In vielen Kanzleien fängt langsam wieder der Normalbetrieb an und jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um strategische Überlegungen anzustellen: Was können wir aus dieser „verrückten Zeit“ lernen? Ist Homeoffice eine Alternative zur Arbeit in der Kanzlei? Werden zukünftig andere Kommunikationsformen wichtiger? Und wie kann uns die Anwaltssoftware dabei unterstützen?

Nutzen Sie die Anwaltssoftware als Cockpit, um Ihre Kanzlei auf den richtigen Kurs zu bringen. Dazu wünsche ich Ihnen gutes Gelingen und viel Erfolg,

Ilona Cosack

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