Kanzleisoftware Abrechnung Controlling

Die Führung von Anwaltskanzleien ist zunehmend professionalisiert worden. Auslöser ist zum einen, dass die Einheiten größer werden und nicht mehr ohne Weiteres von dem Inhaber oder den Inhabern überblickt werden können und zum anderen ein dynamischeres Marktumfeld.

Neben den Abläufen in der Kanzlei und dem Thema Personal spielen dabei das Rechnungswesen und das Controlling eine zentrale Rolle.

Ein wesentliches und für die „Performance“ oftmals kritisches Element ist die in der Kanzlei verwendete Software, über die diese Bereiche vielfach gesteuert werden.

Mithilfe dieser Programme lassen sich – unter anderem – Adress‑ und Mandatsdaten, Fristen, Termine und Dokumente verwalten. Auch Rechnungswesen und Controlling bilden die meisten Programme ab.

Die Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement im Deutschen Anwaltverein, die sich mit den Fragen rund um das „Unternehmen Anwaltskanzlei“ befasst, hat gerade zahlreiche Merkmale von insgesamt 32 Anwaltskanzleiprogrammen zusammengetragen um auf dieser Grundlage zusammen mit dem Anwaltsblatt einen Marktvergleich bereitstellen zu können.

Unterschiede bei Controlling-Möglichkeiten

Es lässt sich feststellen, dass sich beim Thema Controlling in den vergangenen Jahren einiges getan hat. Allerdings liegen die Unterschiede im Detail.

Für die Abrechnung und die wirtschaftliche Leistung der Anwaltskanzlei ist die Arbeitszeit der Anwältinnen und Anwälte die zentrale Ressource.

Bei Mandaten, die auf der Basis von vereinbarten Stundensätzen abgerechnet werden, liegt dies auf der Hand. Aber auch bei Pauschalhonoraren oder Abrechnung nach RVG spielt es eine Rolle, wie lange die Anwältin oder der Anwalt für die Bearbeitung des Mandats gebraucht haben. Eine aktive Honorarpolitik – z. B. durch einen Vergleich der Gebühren nach RVG und einem geschätzten Stundenhonorar unterstützen allerdings nicht einmal 30 % der Programme.

In jedem Fall ist das zentrale Element des Controllings die Erfassung der Zeiten der Berufsträger. Diese Funktion unterstützen auch fast alle Programme. In der Praxis funktioniert das meist so, dass die Zeiten entweder über eine Stoppuhr erfasst und den Akten zugewiesen werden können und das Ganze durch händische Eingabe erfolgt.

Neben der Zeiterfassung unterstützen die meisten Programme (88 %) auch das laufende Notieren von Gebühren und/oder Auslagen, und bei immerhin 47 % der Programme können Porto und Fotokopierkosten automatisch in der Akte erfasst werden.

Wenn das Mandat abgerechnet wird, muss– bei Abrechnung auf Basis von Stundensätzen – die abrechenbare Zeit bepreist werden. Die meisten Programme können dabei für jeden Bearbeiter und in jeder Akte unterschiedliche Stundensätze verwalten (88 %). Das ist gut. Mich persönlich hat aber verwundert, dass Standardstundensätze – die automatisch vorgegeben werden – nur bei 81 % der Programme hinterlegt werden können. Ein maximaler durchschnittlicher Stundensatz (sog. „blended rate“) kann sogar nur bei 41 % der Programme festgelegt werden.

Verblüffend fand ich ebenso, dass es nicht bei allen Programmen möglich ist, die Stundensätze im Nachhinein für die komplette Akte auf einmal zu ändern. Das lassen nur 66 % der Programme zu. Wer die Honorarvereinbarung nicht direkt am Anfang abgeschlossen hat oder noch einmal nachverhandelt, wird diese Funktion jedoch zu schätzen wissen.

Auch sonst gibt es interessante Funktionen, die das Abrechnen einfacher machen: 38 % der Programme warnen, wenn in einer Akte ein zuvor eingegebenes Honorarvolumen (sog. „Cap“) erreicht ist – natürlich nur, wenn die Zeiten zeitnah erfasst werden. Außerdem gibt es bei fast der Hälfte der Programme eine Warnfunktion, die eine Meldung sendet, wenn in Akten Zeiten erfasst sind, die Akte aber über einen bestimmten Zeitraum nicht abgerechnet wurde. Das ist für Abrechnungsmuffel nicht schlecht.

Die erstellten Rechnungen können bei den meisten Programmen (84 %) automatisch als offene Posten übernommen werden, und immerhin 72 % der Programme starten automatisierte Mahnläufe und verwalten zeitgleich Listen mit Mandaten/Akten, die nicht gemahnt werden sollen. Das ist wichtig, weil sich Zahlungsausfälle überproportional auf den Gewinn der Partner auswirken.

Daten auswerten und die richtigen Schlüsse ziehen können

Die Informationen, die die Programme sammeln, haben allerdings nur dann einen Nutzen, wenn diese ausgewertet werden und daraus – manchmal schmerzhafte – Schlüsse gezogen werden.

Ein Ansatz ist die Auswertung der erfassten Zeiten je Bearbeiter, die 81 % der Programme ermöglicht. Diese kann Hinweise darauf liefern, wo etwas in der Kanzlei nicht rund läuft – beispielsweise die Kolleginnen und Kollegen, die sich zu viel mit nicht abrechenbarer Organisation herumschlagen (müssen) oder wo die Überlastung von Kolleginnen und Kollegen droht.

Auch die Auswertung der abgerechneten Zeiten je Mitarbeiter, die bei 78 % der Programme möglich ist, liefert wertvolle Hinweise. Interessant ist dabei das Verhältnis der abgerechneten zu den nicht-abgerechneten Stunden. Nach Akte können das 75 % der Programme, nach Dezernat nur noch 44 %.

Nachkalkulation von Mandaten

Richtig interessant wird es bei der Nachkalkulation einzelner Mandate. Eine praktische und vergleichsweise einfache Kennzahl ist der tatsächlich realisierte Stundensatz auf der Basis des eingegangenen Honorars. So lassen sich Mandate bei denen nach RVG bzw. pauschal abgerechnet wird, mit nach Zeit abgerechneten Mandaten vergleichen. Allerdings liegen hier die Tücken im Detail: Für die einzelne Akte können den realisierten Stundensatz 60 % der Programme ausgeben, je Mitarbeiter noch 44 % und für die Kanzlei bzw. ein Dezernat rund ein Drittel der Programme.

So lässt sich zwar vergleichen, wer mehr oder weniger zum Erfolg der Kanzlei beiträgt, aber Entscheidungen, welche Mandate tendenziell die lukrativeren sind, lassen sich nur schwer treffen. Die insoweit interessanteren Informationen – realisierte Stundensätze für Mandate verschiedener Tätigkeitsgebiete und Mandantengruppen – können nur noch 28 % bzw. 19 % der Programme auswerfen.

Besser ist es beim Deckungsbeitrag (Umsatz im Mandat/direkt zurechenbare Kosten). Nach Akten können das 56 % der Programme, nach Tätigkeitsgebieten immerhin 47 % und nach Mandantengruppen 34 %.

Auch bei den weiteren Tools zur betriebswirtschaftlichen Steuerung der Kanzlei gibt es Unterschiede zwischen den Programmen:

Während offene Posten je Bearbeiter fast 70 % der Programme ausweisen und über 40 % Soll‑Ist‑Vergleiche ermöglichen, bieten nicht einmal 20 % der Programme Unterstützung bei der Mitarbeiterplanung.

Ein relevantes Thema ist – abhängig vom Gewinnverteilungssystem in der Kanzlei – regelmäßig die Verteilung der Umsätze und Kosten auf die Partner: meistens abgebildet in unübersichtlichen Excel-Tabellen. Gut, dass rund die Hälfte der Programme das Honorar in den jeweiligen Mandaten für interne Zwecke auf einzelne Anwälte verteilt kann und zwar nach festen Prozentsätzen, Zeit oder flexibel. Auch die Akquiseleistung kann dabei oftmals berücksichtigt werden.

Fazit: Deutliche Unterschiede bei Dokumentations- und Auswertungsfunktionen

Angesichts der skizzierten Unterschiede wird einmal mehr deutlich, dass die Auswahl der Software von den konkreten Anforderungen und dem konkreten Geschäftsmodell der Kanzlei ausgehen muss, damit das Programm optimal passt.

Die Detailinformationen aus dem Marktüberblick wird das Anwaltsblatt in einem Online-Tool zusammenstellen, das bei der Beurteilung der verschiedenen Programme helfen soll. Dieses wird demnächst unter anwaltsblatt.de veröffentlicht.

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