Das ist zu bei der Auswahl der Anwaltssoftware zu beachten:

Welches Betriebssystem soll eingesetzt werden?

Mit der Wahl des Betriebssystems wird die Auswahl einer Anwaltssoftware deutlich eingeschränkt. Windows ist das am meisten verbreitete Betriebssystem, für Apple-Nutzer gibt es nur wenige Alternativen, Linux wird vielfach auf Servern eingesetzt und kann meist auch für die Clients genutzt werden. Hier bedarf es technischer Feinheiten und eines Spezialisten, der konfiguriert.

Hard- und Software aus einer Hand?

War zu Anfangszeiten der EDV noch die Wahl von Hard- und Software aus einer Hand die Regel, überlassen die Softwareanbieter mittlerweile häufig — auch aufgrund des Verfalls der Hardwarepreise — die Hardwarebeschaffung dem Anwender. Das kann dazu führen, dass bei Problemen zunächst geklärt werden muss, wo die Ursache liegt. Neben der Hard- und der Software kann auch die Verkabelung „Kabelware“[1] ursächlich sein. Hier sollte das Augenmerk auf eine zeitgemäße Verkabelung gelegt werden.

Auswahl

Technik vor Ort oder Cloud?

Soll die Software vor Ort in der Kanzlei auf eigener Hardware installiert werden oder wagt die Kanzlei den Schritt in die Cloud? Noch wird die Cloud skeptisch beäugt, Sicherheitsbedenken und ein möglicher Ausfall der Internetverbindung lassen viele Anwälte zögern. Der Trend zur Cloud ist jedoch auch in anderen Branchen zu erkennen, so dass zukünftig die Cloud auch in der Anwaltskanzlei als Alternative zur eigenen Infrastruktur eine Rolle spielen wird. Das Risiko wird auf den Anbieter verlagert, Updates werden automatisch eingespielt, die Datensicherung wird ausgelagert, das Risiko von Datenverlust vor Ort (Feuer, Wasser, Diebstahl) minimiert. Dieser Komfort kostet Geld. Bei einer Abwägung des Für und Wider einer Cloud sind alle Aspekte zu berücksichtigen. Gerade für kleinere Kanzleien kann die Cloud eine prüfenswerte Alternative sein, damit der Anwalt sich um sein Kerngeschäft kümmern kann und den Aufwand für eine eigene EDV-Infrastruktur gering hält.

Welche Module sind notwendig und nützlich?

Die Auswahl einer Anwaltssoftware orientiert sich vor allem an den Bedürfnissen der Anwender. Wer in den klassischen Rechtsgebieten Familienrecht, Arbeitsrecht, Verkehrsrecht und Mietrecht unterwegs ist, findet Anbieter, die genau für diese Bereiche Arbeitserleichterungen anbieten. Auch im Inkasso- und Zwangsvollstreckungsbereich gibt es Module, die unterstützen. Um alle Wünsche zu erfüllen, bieten manche Anbieter Grundmodule an, die je nach Bedarf erweitert werden können.

Zielformulierung: Was soll erreicht werden?

Wichtig ist es, eine Bestandsaufnahme durchzuführen und festzulegen, in welchen Bereichen die Kanzlei Unterstützung braucht. Eine Datenverwaltung mit Adressen, Aktenanlage mit verschiedenen Beteiligten und statistische Auswertungen sind „Standard“ jeder Anwaltssoftware, allerdings trennt sich die Spreu vom Weizen, wenn beispielsweise eine Vielzahl von Adressen zu einer Akte angelegt werden sollen oder bestimmte Selektionskriterien (z.B. zeige mir den Umsatz aller Akten, die über Google AdWords Werbung gekommen sind) gefordert werden.

Ist die Anwaltssoftware auch Steuerungselement?

Im Idealfall bietet die Software auch betriebswirtschaftliche Auswertungen, die den Anwalt in die Lage versetzen, strategische Entscheidungen vorzubereiten. Soll beispielsweise ein Rechtsgebiet verstärkt beworben werden oder ist es sinnvoll, auf die Annahme von Mandaten in einem anderen Rechtsgebiet zu verzichten? Nur wenn hier die Software aussagekräftige Auswertungen liefert, ist sie hilfreich. Wer zusätzliche Excel-Tabellen bemühen muss, fährt wieder zweigleisig und hat Zusatzaufwand. Viele langjährig am Markt befindliche Programme richten auch heute noch ihren Fokus auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter.

Ist die Buchhaltung integriert?

Die Verknüpfung mit der Buchhaltung ist ein wichtiges Entscheidungskriterium. Der Anwalt sollte jederzeit in der Lage sein, erstellte Rechnungen und bezahlte Rechnungen „auf einen Blick“ zu erkennen. Die papierlose Kanzlei funktioniert nur, wenn alle benötigten Informationen digital zur Verfügung stehen. Offene-Posten-Listen zeigen, wie hoch die Außenstände sind. Das setzt voraus, dass die Rechnungserstellung professionell erfolgt und die Mitarbeiter geschult werden, damit korrigierte Rechnungen nicht mehrfach auftauchen und die Offene-Posten-Liste ein Luftschloss darstellt, das in Wirklichkeit nicht existiert.

Wie sicher und komfortabel ist die digitale Kommunikation?

Im digitalen Zeitalter ist der elektronischen Korrespondenz ein hoher Stellenwert einzuräumen. Wie funktioniert die Anbindung an E-Mail-Programme (sofern die Kanzlei darüber versendet), gibt es eine Anbindung an die „virtuelle Mandantenakte“, bei der der Mandant 24/7 in „seine Akte“ sehen kann und auf gesichertem Weg Nachrichten empfangen und hochladen kann?

Dieses Alleinstellungsmerkmal nutzen bislang noch wenige Kanzleien. Dieser sichere und geschützte Übertragungsweg ist das Pendant für den Mandanten zum beA für die Korrespondenz mit Kollegen und Gerichten. Im Laufe des Jahres 2017 werden die Softwareanbieter die Schnittstelle zum beA zur Verfügung stellen. Dann kann „mit einem Klick“ aus der Software heraus eine Nachricht versendet und empfangen werden. Prüfen Sie, mit welchen Kosten dieser Komfort in Rechnung gestellt wird. Anbieter lassen sich den Entwicklungsaufwand über die Wartungspauschale bezahlen, passen diese gegebenenfalls an oder sehen hier eine Möglichkeit, Bestandskunden zur Kasse zu bitten.

Welche mobilen Geräte können eingesetzt werden?

Wie funktioniert die Synchronisation mit mobilen Geräten? Der moderne Anwalt empfängt auf seinem Smartphone seine E-Mails, diktiert zwischen zwei Terminen und sendet das digitale Diktat an seine Kanzlei oder den Büroservice. Wenn er wieder in der Kanzlei eingetroffen ist, findet er das Schreiben schon in seiner elektronischen Akte oder kann bei Nutzung weitergehender Technologie auch von unterwegs auf seine digitale Kanzleiakte zugreifen. Werden die Kalendereinträge automatisch mit dem Kalender synchronisiert, so dass auch von unterwegs jederzeit ein neuer Termin abgestimmt werden kann? Viele Services stehen heute zur Verfügung, legen Sie mit einer Prioritätenliste fest, was Ihnen wichtig ist.

[1] „Kabelware“ ist die scherzhafte Bezeichnung der Verbindung (Netzwerkkabel) zwischen den Rechnern und dem Server. Die Verkabelung birgt ebenfalls ein Störpotential, da ggf. nicht passende Kabel zu Fehlermeldungen führen können und man bei der Hardware und bei der Software, nicht immer aber bei der „Kabelware“ nach Fehlern forscht (vgl. https://www.dirks-computerecke.de/netzwerk/netzwerkkabel-cat-5-cat-6-cat-7-ist-der-unterschied.htm).