Nutzen, Vorteile, Nachteile, Pro & Kontra

Wofür will ich die Kanzleisoftware einsetzen?

Befragungen der BRAK vor der Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches (beA) haben ergeben, dass etwa die Hälfte aller zugelassenen Anwälte mit Anwaltssoftware arbeitet. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass die andere Hälfte ohne Anwaltssoftware auskommt.

Ob der Nutzen einer Anwaltssoftware so groß ist, dass er den Aufwand rechtfertigt, der mit der Einführung und dauerhaften Wartung einer Anwaltssoftware einhergeht, hat jeder Anwalt für seine Kanzlei zu entscheiden.

KanzleisoftwareJe nach Einsatz in der Kanzlei kann die Anwaltssoftware die Arbeitsabläufe unterstützen und vereinfachen. Die klassische Handakte in Papierform besteht aus den Daten des Mandanten und der Beteiligten, der Korrespondenz und dem Kostenblatt. Alle Erfordernisse können auch elektronisch abgebildet werden. Neben der Reduzierung des Erfassungsaufwandes für wiederkehrende Daten sind durch das Akteninformationssystem alle gespeicherten Informationen jederzeit und bei entsprechender technischer Anbindung auch von jedem Ort aus abrufbar. Die Suche nach der Papierakte entfällt.

Welche Kosten entstehen?

Zu Beginn des EDV-Zeitalters Anfang der 80er Jahre waren für die Einführung und Schulung zu einer Anwaltssoftware mindestens 14 Tage notwendig. Die Hardware für eine 4-Platz-Anlage kostete etwa 50.000 Euro. Die Schulungskosten kamen noch hinzu.

Heutzutage sind Hardware und vor allem Speicherkapazität so günstig, dass die Kosten weitaus geringer sind. Allerdings sind die Anschaffungskosten eines Systems im Verhältnis zu den Gesamtkosten, die auf die gesamte Nutzungsdauer anfallen, verschwindend gering und können vernachlässigt werden.

Ein Beispiel: Eine Softwarelizenz pro Arbeitsplatz kostet z.B. 500 Euro. Die Wartungskosten pro Monat (oftmals für 12 Monate im Voraus berechnet) 50 Euro. Bei einer Laufzeit von 30 Jahren ab Berufsstart bis Berufsende (optimistisch betrachtet!) entstehen — ohne Inflationsanpassungen — Kosten von 18.000 Euro für einen Arbeitsplatz. Hinzu kommen gegebenenfalls Schulungskosten für die Einführung, weitere Kosten für Server und zusätzliche Arbeitsplätze und die kalkulatorische Berechnung der Arbeitszeit für Anwälte und Mitarbeiter, wenn das System nicht funktioniert. So kommt im Laufe der Jahre eine erkleckliche Summe zusammen. Entscheidend sind also weniger die Anschaffungs- als vielmehr die Folgekosten, die auch bei kostenlos angebotenen Programmen entstehen.

Ist ein Umstieg sinnvoll?

Aus Kostengründen und vor allem wegen des Aufwandes der Umstellung scheuen viele Anwender den Umstieg auf eine andere Anwaltssoftware, obwohl sie mit ihrem Anbieter unzufrieden sind. Denn die bisher auf dem alten System vorhandenen Daten müssen durch teure Datenkonvertierung auf das neue System transferiert werden, wobei eine 1:1-Übertragung von den Anbietern nicht gewährleistet wird. Bei schlechter Datenqualität (Adress-Dubletten, unvollständigen Standardtexten etc.) sollte auch eine manuelle Eingabe in Betracht gezogen werden. Je nach Datenvolumen hat man dadurch die einmalige Chance, die Fehler der Vergangenheit auszumerzen. Wer den Umstieg vollzogen hat, kann dann vielleicht sagen (Anwenderaussage im Internet): „Nach dem reibungslosen Wechsel zu ABC habe ich nun endlich wieder die Gelassenheit, mich voll auf meine eigentliche Arbeit zu konzentrieren“.

Kaufen oder mieten?

Die mittlerweile vielfach angebotenen Mietmodelle sind nur vermeintlich günstiger: Mit der Entscheidung für ein Mietmodell bindet man sich dauerhaft an den Anbieter, denn mit einer Kündigung verliert man alle eingegebenen Daten oder muss den Umstieg auf eine andere Anwaltssoftware meistern. Über den Zeitraum eines Berufslebens betrachtet ist eine Mietsoftware erheblich teurer als eine Kaufsoftware. Der Kaufpreis amortisiert sich in kurzer Zeit, während die Mietkosten permanent entstehen.

Kollisionsprüfung nutzen

Ein wichtiges Entscheidungskriterium für den Einsatz einer Anwaltssoftware ist auch die Kollisionsprüfung. Beim manuellen Prozessregister kam es immer wieder vor, dass beispielsweise in Familien- oder Verkehrssachen beide Parteien als Mandanten angenommen wurden und diese Erkenntnis erst im Laufe des Mandats offenbar wurde mit der Folge, dass beide Mandate niedergelegt werden mussten. Bereits bei der Vergabe von Terminen sollte im Anwaltsprogramm geprüft werden, ob eine Interessenkollision besteht. In der Regel prüfen die Programme automatisch bei der Anlage einer Akte und der Adresse, ob eine Interessenkollision vorliegt. Dann ist es allerdings zu spät, weil im Zweifel beide Mandate niedergelegt werden müssen.

Musterformulare nutzen

Auch viele Kanzleien, die ohne Anwaltssoftware arbeiten, nutzen Textbausteine oder wiederkehrende Standardtexte. Dabei werden die Daten des Mandanten und der Beteiligten manuell eingegeben. Die Gefahr, dass Daten überschrieben oder auch falsche Daten verwendet werden, ist hoch. Hier kommt der große Vorteil von Anwaltssoftware zum Zuge: Daten müssen nur einmal erfasst und können dann vielfach verwendet werden. Die Verknüpfung von Daten und Korrespondenz, die Erstellung von Rechnungen und die Verwaltung von Wiedervorlagen und Fristen machen Anwaltssoftware auch für die Nutzung durch Anwälte attraktiv. Ursprünglich war die Software als Arbeitserleichterung für Mitarbeiter vorgesehen. Der „klassische“ Anwalt diktierte seine Schriftsätze, Mitarbeiter tippten die Diktate ab, die Briefe wurden ausgedruckt und dem Anwalt zur Unterschrift vorgelegt. Wozu hätte der Anwalt einen Computer mit Kanzleisoftware gebraucht?

Vorteile für die Nutzung durch den Anwalt

Erst die ganzheitliche Nutzung bringt für den Anwalt Vorteile: Viele Anwälte erstellen heutzutage ihr Schriftgut selbst, Spracherkennung ist auf dem Vormarsch. Die Korrektur erfolgt direkt auf dem Bildschirm. Je nach Empfänger kann die Korrespondenz digital versendet werden. Auf einen Blick kann der Anwalt sehen, welche Wiedervorlagen und Fristen in der Akte zu beachten sind, welche Besprechungen und Gerichtstermine anstehen, ob eine Vorschussrechnung erstellt und bezahlt wurde. Hinzu kommt die juristische Recherche in Datenbanken oder im Internet, deren Ergebnis direkt in die Schriftsatzerstellung einbezogen werden kann.

Gute Gründe, die für den Einsatz von Anwaltssoftware sprechen. Man spart Zeit und Geld, wenn man die Software umfänglich einsetzt und auf die Papierakte verzichtet.