15 Tipps zur Auswahl, zum Einsatz und optimalen Nutzen von Anwaltssoftware

1. Bedenken Sie, dass eine Entscheidung für eine bestimmte Anwaltssoftware in der Regel das ganze Berufsleben andauert. Eine Fehlinvestition kann teuer werden.

2. Die Software, die von Kolleginnen und Kollegen genutzt wird, kann für Ihre Kanzlei ungeeignet sein. Wer nur sein eigenes Programm kennt, kann die verschiedenen Programme kaum beurteilen.

3. Wenn Sie feststellen, dass die derzeitige Anwaltssoftware Ihre Anforderungen nicht erfüllt, wechseln Sie die Software, auch wenn es mit Aufwand und Kosten verbunden ist (ein Nichtwechsel ist weitaus teurer).

4. Beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden in die Auswahl der Anwaltssoftware ein. Dadurch erhöhen Sie die Akzeptanz und zeigen Wertschätzung.

5. Investieren Sie in Schulungen. Kein Programm ist selbsterklärend. Feinheiten erschließen sich nicht immer aus der virtuellen Hilfe. Erfahrene Schulungskräfte können Tipps und Tricks im persönlichen Dialog viel besser vermitteln. Gleichwohl sind Schulungsvideos zum Einstieg eine hilfreiche Unterstützung.

6. On-Premise oder Cloud? Wägen Sie die Vor- und Nachteile gut ab.

7. Bleiben Sie mit Ihrem Anbieter im Dialog, melden Sie Fehler und reichen Sie Verbesserungsvorschläge ein. Im Idealfall profitieren Sie beim nächsten Update.

8. Delegieren Sie Teilbereiche (Buchhaltung, Mahnwesen etc.) auf geschulte Mitarbeitende. Behalten Sie immer den Überblick, um Abhängigkeiten zu vermeiden. Arbeiten Sie mit Rückmeldungen.

9. Überprüfen Sie regelmäßig, ob alle das Potenzial der Software ausschöpfen. Oft wird das Wissen mündlich von Mitarbeitenden zu Mitarbeitenden weitergeben. Mit dem Ausscheiden von Mitarbeitenden verschwindet auch deren Wissen.

10. Dokumentieren Sie schriftlich, wie die Software in Ihrer Kanzlei eingesetzt wird. Stellen Sie klare Regeln auf und kontrollieren Sie die Einhaltung.

11. Datensicherung ist das A und O für die digitale Kanzlei (es sei denn, sie nutzen die Cloud). Erstellen Sie ein Datensicherungskonzept und überwachen Sie die Einhaltung.

12. Gönnen Sie allen Personen in der Kanzlei mindestens einen zweiten Bildschirm. Das erleichtert den Einstieg und die Arbeit mit der digitalen Akte.

13. Scannen Sie alle Eingänge ein. Vergeben Sie aussagekräftige Dateinamen, die den Vorgaben der ERVV entsprechen.

14. Verzichten Sie auf eine Papierakte. Fast alle meine Interviewpartner, unabhängig von der Größe der Kanzlei, würden, wenn sie noch einmal am Anfang des Weges stünden,

    • früher anfangen,
    • schneller digitalisieren,
    • konsequenter umsetzen,
    • auf Papier verzichten,
    • keine Papierakte mehr führen,
    • eingescannte Dokumente vernichten,
    • nicht an der Hardware sparen,
    • in Schulungen investieren,
    • mutig und unerschrocken vorangehen.

15. Betrachten Sie die Anwaltssoftware als Cockpit, um Ihre Kanzlei souverän ans Ziel zu steuern.

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