Notarsoftware im Vergleich
Diese Übersicht enthält folgende Software für Notarinnen und Notare
Kanzleisoftware mit Zusatzmodulen für Notariate
Softwarevergleich
Anbieter: Westernacher Solutionen GmbH, Berlin
Kurzbeschreibung: Die Notariatssoftware NOAH unterstützt Notarinnen und Notare mit ihren Teams im gesamten notariellen Arbeitsalltag. Die Anwendung wurde in den letzten Jahren auf Basis neuer und sicherer Technologien komplett neu entwickelt, ist technologisch auf den elektronischen Rechtsverkehr (ERV) ausgerichtet und wird permanent weiterentwickelt. Intelligente Urkunden, die regelwerkbasiert auf Basis der erfassten Daten erstellt werden, steuern die Bearbeitung der Beurkundung bzw. Verwahrung in NOAH (den Vorgang) mit Hilfe von Textbausteinen, Aufgaben und Kostenschlüsseln bis hin zu Vollzug und Rechnungsstellung.
Betriebssystem: Der NOAH-Server wird virtualisiert betrieben. Die Arbeitsplatzrechner benötigen ein Windows-Betriebssystem. Installation und Betriebsunterstützung erfolgen durch den IT-Dienstleister des Kunden. Alternativ vermittelt der Anbieter seine erfahrenen Systempartner als Partner für Beschaffung, Installation und Betreuung von Hardware und Systemsoftware.
Benutzerfreundlichkeit: Die NOAH-Benutzeroberfläche führt den Anwender intuitiv. Gruppiert durch den ergonomisch optimierten Aufbau der Module und Menüs, und gegliedert durch die je nach Geschäftsart dynamisch eingeblendete Navigation der Vorgangsbearbeitung greift der Anwender zielgerichtet auf den gewünschten Arbeitsbereich zu. Die Parallelbearbeitung mehrerer Beurkundungen bzw. Verwahrungen (Vorgänge) in NOAH ist durch Öffnen separater Registerblätter möglich. Individualisierung erfolgt durch konfigurierbare Filterfunktionen und die Auswahl unterschiedlicher Ansichten z.B. im Vollzug. Umfassende Suchfunktionen stellen den schnellen und sicheren Zugriff auf alle relevanten Daten sicher.
Dokumentenverwaltung: NOAH bietet dem Anwender eine eigene Dokumentenverwaltung, die sämtliche Dokumente vorgangsbezogen an jeder Stelle des Vorgangs verfügbar macht. Korrespondierend mit den derzeit entstehenden Vorgaben zur NotAktVV wird die Software künftig um weitere Funktionen zur elektronischen Aktenführung erweitert.
Aufgabenkontrolle, Fristen und Wiedervorlagen: Im Aufgabenmenü werden alle Aufgaben und deren Status angezeigt. Ein schneller Zugriff auf die verknüpften Vorgänge ist hier möglich, ebenso das Zuweisen von Aufgaben an andere Bearbeiter. Fristen werden je nach Aufgabenkonfiguration automatisch gesetzt oder im Einzelfall ergänzt. Auf Wiedervorlagen gelegte Aufgaben lassen sich in einer chronologischen Übersicht organisieren und direkt bearbeiten.
Buchhaltung: NOAH unterstützt die Buchhaltung bei Rechnungstellung und Inkasso. Rechnungen werden i.d.R. im Vorgang erzeugt und im Menü „Rechnungen“ verwaltet. Ein konfigurierbarer, mehrstufiger Mahnlauf erfolgt nach manuellem Anstoß automatisiert. Rechnungen und Stornierungen lassen sich über CSV- oder DATEV-Exporte in ein Buchhaltungssystem überführen.
Zahlungseingänge und -ausgänge können direkt an den Rechnungen vermerkt oder über das Menü „Kasse“ verwaltet werden. Alternativ kann das Kassenmodul verwenden werden, um Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge zu importieren bzw. über die CSV- und DATEV-Exporte in ein Buchhaltungssystem zu überführen.
Die DATEV-Kontenrahmen SKR04 und SKR03 werden unterstützt.
Datenschutz: NOAH ist eine Client Server-Lösung. Sämtliche Daten werden ausschließlich in der Geschäftsstelle gespeichert. Ein mobiler Zugriff außerhalb der Geschäftsstelle ist unter Berücksichtigung dienstrechtlicher Vorschriften über VPN und Remote-Lösungen möglich. Eine umfassende Berechtigungsverwaltung ermöglicht eine individuelle Steuerung der Zugangsberechtigungen.
Eine beauftragte Verarbeitung von Daten durch den Hersteller im Rahmen von Support und Wartung erfolgt stets DSGVO-konform.
Elektronischer Rechtsverkehr (ERV): NOAH ist technologisch konsequent auf die zunehmend steigenden Anforderungen an den elektronischen Rechtsverkehr (ERV) ausgerichtet. So werden Handelsregisteranmeldungen und Grundbuchanträge in NOAH vollständig vorbereitet und können direkt an XNotar übergeben werden.
Serviceleistungen: Anwender der Notariatssoftware werden über das eigene Portal mit Online-Hilfe oder direkter Hilfe durch das Team unterstützt. Darüber hinaus bietet das Unternehmen ein umfassendes Serviceangebot mit Schulungen (Standard und Individuell, sowie vor Ort und Remote) und auf die Anforderungen abgestimmten Beratungsleistungen an.
Synchronisierung und Schnittstellen: Aufgrund zentraler Datenhaltung in der Client Server-Architektur arbeitet NOAH immer auf einem synchronen Datenbestand. NOAH verfügt über eine synchronisierte Anbindung des Outlook-Kalenders, eine Exportschnittstelle für Rechnungen und Stornierungen sowie Export- und Importschnittstellen für Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge.
Preis: Monatliche Lizenz pro Arbeitsplatz; Reduzierung für Auszubildende; Preis auf Anfrage.
Anbieter: NoRA GmbH, Ibbenbüren
Kurzbeschreibung: NoRA Advanced bietet die vollstänige elektronische Aktenführung mit entsprechendem Workflow, zahlreiche Reporting-Funktionen zur wirtschaftlichen Steuerung aller erfolgsrelevanter Arbeitsabläufe sowie Integration moderner Technologien zur schnellen Kommunikation mit dem Mandanten.
Bei der individuellen Gestaltung von Vorlagen und Textmustern unterstützen die Textbausteinverwaltung KomMA und die DynDok-Funktion. Der Einsatz von Textbausteinen bzw. dynamischen Dokumenten, die in Gesamtdokumente zusammengefasst werden, bietet eine sehr hohe Flexibilität und Automatisierbarkeit.
Betriebssystem: Windows 7, 8.1, 10 (ältere Betriebssysteme auf Anfrage)
Benutzerfreundlichkeit: Durch die komplette Verbindung aller einzelnen Funktionsbereiche in NoRA Advanced, ist der Weg von der Besprechung mit den Beteiligten über den Urkundenentwurf bis hin zum fertiggestellten Vertrag und zur Kostenrechnung schnell und unkompliziert.
Mit dem integrierten automatischen Vollzug werden z. B. Abschriften, Anschreiben, Verfügungen oder Veräußerungsanzeigen automatisch generiert und können sodann ausgedruckt werden. Auch Massenbeurkundungen können schnell erstellt und abgewickelt werden.
Dokumentenverwaltung: NoRA DMS vereinfacht das Erstellen von Schreiben. Von Microsoft Word aus kann auf Akten und Adressen zugegriffen und diese aus dem Schreiben heraus geöffnet werden.
Alle benötigten Daten werden aus der Akte eingelesen und ergänzt. Es können individuelle Vorlagen angelegt werden. Mit wenigen Klicks ist die gesamte Korrespondenz erstellt. Das Dokument kann per E-Mail verschickt werden oder in der Akte gespeichert werden. Dort findet man alle Dokumente nach den eigenen Erfordernissen strukturiert wieder.
Aufgabenkontrolle, Fristen und Wiedervorlagen: Dank des integrierten Wiedervorlagenmoduls erhält der Nutzer eine Auflistung mit allen Wiedervorlagen für einen definierbaren Zeitraum und Bearbeiter und kann diese abarbeiten. Mit einem Klick ist man in der entsprechenden Akte, kann sie bearbeiten oder beliebig viele weitere Wiedervorlagen zur Akte anlegen.
Buchhaltung:
- Einnahmen-Überschussrechnung nach §4 Abs. 3 EStG oder Bilanzierung nach § 4 Abs. 1 EStG möglich
- In NoRA Advanced stehen alle Buchungen für Mandantenkonten zur Verfügung
- Umsatzsteuervoranmeldung per integrierter ELSTER-Schnittstelle
- Exportfunktion zu DATEV
- Schnittstelle zu electronic Banking-Systemen
- Detaillierte Auswertungen (z. B. betriebswirtschaftliche Auswertung, Gewinn- und Verlustrechnung, Erlösverteilungen) direkt in Excel
Datenschutz: benutzerbezogene Rechteverwaltung, erfüllt und unterstützt DSGVO-Vorgaben
Serviceleistungen: individueller Hotline-Service mit der Betreuung durch persönliche Ansprechpartner
Synchronisierung und Schnittstellen: Termine und/oder Aufgaben können mit Outlook synchronisiert werden, Daten von Gerichten, Behörden etc. werden automatisch aktualisiert; zahlreiche Möglichkeiten zur mobilen Aktenbearbeitung.
Anbieter: Wolters Kluwer Deutschland GmbH
Kurzbeschreibung: TriNotar ist eine Notariatssoftware für kleine, mittlere und große Notariate. Dank der umfangreichen Anpassungsoptionen, insbesondere im Akten-, Entwurfs- und Urkundenbereich lässt sich die Standardsoftware auf den Kanzleibetrieb sehr individuell anpassen. Eine hochautomatisierte Texterstellung und Abwicklung mit Highspeed-Datenverarbeitung erleichtert und beschleunigt die Notariatsprozesse. Mit dem zentralen Cockpit sind die Notariate jederzeit auskunftsfähig und können ihre Akten mit TriNotar vollständig digital führen.
Betriebssystem: Windows 10, 8, 7
Benutzerfreundlichkeit: Die Software erschließt sich dem Windows-Nutzer dank standardisierter Optik und konsequenter Anwendung bekannter Bedienungselemente schnell. Durch vollständige Einbindung etablierter Drittprogramme (z. B. Microsoft Office, PDF) ist der Zugriff auf Informationen schnell und einfach möglich. Über das zentrale Cockpit sind alle relevanten Informationen übersichtlich dargestellt und jederzeit im Zugriff zur Bearbeitung.
Dokumentenverwaltung: Klare Strukturen ermöglichen den schnellen Zugriff auf gewünschte Dokumente. Abwicklungsschreiben, E-Mails, Faxe, Entwürfe sowie Urkunden, die im jeweils zugehörigen Vorgang abgelegt wurden, werden intuitiv gefunden. Das Herzstück von TriNotar, die Muster und Dokumentenverwaltung, ermöglicht die einfache Verwaltung des Wissensschatzes aller Notariate: die Mustersammlung.
Alle Muster können übersichtlich und einfach verwaltet und bearbeitet werden. Mit der Möglichkeit zur Einbindung von Variablen (Hyperlinks) in alle Muster lassen sich sämtliche Akten- und Beteiligtendaten in der gewünschten Form in alle Dokumente einmischen.
Alle Muster können über TriNotar in eine individuelle Struktur zur Entwurfserstellung gebracht werden, um Entwürfe automatisiert und trotzdem individuell erstellen zu können.
Aufgabenkontrolle, Fristen und Wiedervorlagen: Der in TriNotar integrierte Kalender lässt eine Verwaltung aller Wiedervorlagen, Aufgaben und Fristen inklusive Verknüpfung mit den zugehörigen Akten zu.
Buchhaltung: TriNotar bietet eine Buchhaltung inklusive Datenexport, Mahnwesen, GuV sowie eine Verwaltung abgerechneter und nicht angerechneter Urkunden und diversen Auswertungsmöglichkeiten.
Datenschutz: Umsetzung der DSGVO. Alle Daten werden in einer verschlüsselten SQL-Datenbank gespeichert und gegen unberechtigten Zugriff von außen geschützt aufbewahrt.
Elektronischer Rechtsverkehr (ERV): TriNotar-Schnittstelle für die externe Kommunikation, sowohl für E-Mail als auch für Telefonie, sodass Aktendaten per Knopfdruck an Behörden gesendet werden können
Serviceleistungen: Per Telefon, Fax, E-Mail und über die Support-Webseite. Der Support ist in der Subskription (Software-Miete) enthalten.
Synchronisierung und Schnittstellen: Termine können über den Kalender mit Outlook synchronisiert werden.
Kanzleisoftware mit Zusatzmodulen für Notarinnen und Notare
DATEV Anwalt Digitales Notariat
Anbieter: DATEV eG
Kurzbeschreibung: Das Zusatzmodul DATEV Anwalt Digitales Notariat ergänzt das Kanzleiorganisationsprogramm DATEV Anwalt classic. Es bietet von der Kollisionsprüfung bis zur Abrechnung, der Urkundenrolle und dem Massenverwahrungsbuch wichtige Funktionen für digitales Arbeiten in den Notariaten.
Benutzerfreundlichkeit: Mit dem integrierten digitalen Assistenten werden für Geschäfte aus dem Erb-, Gesellschafts- und Grundstücksrecht Akte und Urkundenentwurf automatisch angelegt. Das spart Zeit, die für die Bearbeitung des notariellen Vorgangs genutzt werden kann. Gleichzeitig sind alle Dokumentationspflichten in einem Schritt erfüllt.
Speziell für das Immobiliengeschäft sorgt die notarielle Vorgangssteuerung – das elektronische Pendant zum Laufzettel – für einen aktuellen Überblick zum Bearbeitungsstand des Vorgangs. Und damit auch für eine bessere Auskunftsbereitschaft, innerhalb der Kanzlei und gegenüber den Mandanten.
Bei der Abwicklung des elektronischen Rechtsverkehrs nimmt DATEV Anwalt Digitales Notariat Routinetätigkeiten ab, etwa durch das automatische Befüllen der Formulare für die Veräußerungsanzeige. Digitaler Assistent für die Bearbeitung notarieller Vorgänge im Erbrecht, Grundstücksrecht, Gesellschaftsrecht von der Anlage bis zur Abrechnung.
Aktenführung:
- Anlegen und Bearbeiten von Büchern und Urkunden
- Aktenübergreifende Suche auf Notarakten eingrenzbar
- Skalierbare Kollisionsprüfung auf Notarbeteiligung
- Aktenkonto führen
- Massen- und Verwahrungsbuchfunktionen zur Verwaltung von Geld, Wertpapieren und Kostbarkeiten
- Notariatsspezifische Texte
- Checklistengestützte Bearbeitung von notariellen Vorgängen
- Bereitstellung von elektronischen Ablauf- und Vollzugsblättern zum Immobilienkauf
- Einbindung individueller Dokumente/Vorlagen zum Aufruf aus der Checkliste
Buchhaltung: Erstellung notarieller Kostenrechnungen inklusive Bearbeitung der Entwürfe vor der Beurkundung
Schnittstellen: Programmverbindungen bestehen zu DATEV Anwalt classic, zum Webservice der BNotK (Zentrales Testamentsregister) sowie zum Programm XNotar.
Preis: ab 25 € mtl.* – degressive Preisstaffel
(*Voraussetzung ist ein Vertrag zu DATEV Anwalt classic)
Anbieter: RA-MICRO Software AG
Kurzbeschreibung: Praktische Arbeitshilfe zur Führung von Urkundenrolle und Kostenregister, Masse- und Verwahrungsbuch, Kommunikation mit Gerichten und anderen Behörden sowie dem Automatischem Vollzug aller Amtsgeschäfte. Das Programmmodul Notariat ist nicht als Standalone-Lösung konzipiert, sondern kann als lizenzpflichtiges Modul innerhalb der Kanzleisoftware RA-MICRO verwendet werden.
Benutzerfreundlichkeit: Alle Amtsgeschäfte auf einen Blick. Frei gestaltbare Textbausteine können schnell zu individuellen Texten kombiniert werden. Variablen in den Texten werden mit Inhalt aus den Akten gefüllt. Eine umfangreiche Formularsammlung erleichtert die Texterstellung und das elektronische Führen von Verzeichnissen und Büchern.
Aktenführung: RA-MICRO ermöglicht die Anlage von ausschließlichen Notarakten. Dies ermöglicht eine fachspezifische Bearbeitung aller Mandate. Eine Kollisionsvorprüfung gibt Hinweise darauf, ob ein neuer Mandant schon einmal in einer Akte oder als Beteiligter zu einer Urkunde geführt wird.
Buchhaltung: Das RA-MICRO Notariat ist als Modul mit allen Funktionen in der Anwaltssoftware verbunden. Insoweit wird von der Aktenanlage, Aktenführung auch in elektronischer Form (E-Akte), Notarkostenabrechnung usw. profitiert. Überdies ist auch die Führung der Kanzleibuchhaltung möglich.
Elektronischer Rechtsverkehr (ERV): RA-MICRO Notariat verfügt über eine Schnittstelle zum besonderen elektronischen Notarpostfach (beN). Im RA-MICRO E-Notarpostfach können eingehende und ausgehende Nachrichten übersichtlich verarbeitet und verwaltet werden.
Preis: Monatlich 49 EUR je Notar. Es entstehen weitere Kosten für die Verwendung der RA-MICRO Kanzleisoftware, da das Programmmodul Notariat nicht als Standalone-Lösung genutzt werden kann.