Rechtsanwalt im Interview: So machen Cloud-Lösungen flexibler

Rechtsanwalt Tommy Kujus betreibt eine eigene Kanzlei mit zwei MitarbeiterInnen in Leipzig und ist auf strafrechtliche Mandate spezialisiert. In seiner Laufbahn hat er als IT-affine Persönlichkeit schon so manche Anwaltssoftware ausprobiert. Im Interview erklärt er, warum seine Wahl letztlich auf die Cloud-Lösung Actaport gefallen ist.

Herr Kujus, welche Anwaltssoftware haben Sie vor Actaport genutzt?

Ich habe zuvor ganz kurz Erfahrungen mit RA-Micro sammeln dürfen. In meiner eigenen Kanzlei habe ich ca. sieben Jahre lang Advolux von Haufe genutzt, und war mit Advolux auch durchweg sehr zufrieden.

Was ist Ihnen persönlich bei einer Anwaltssoftware wichtig?

Im Kern decken die gängigen Kanzleisoftware-Produkte alle üblichen und wichtigen Funktionen ab: Dokumentenverwaltung, Aktenverwaltung, Dokumentenerstellung, Kontaktverwaltung, E-Mail, Rechnungen etc. Das sollte natürlich auch eine Software, die ich in der Kanzlei verwende, können. Das Ganze sollte möglichst modern und übersichtlich aufbereitet werden. Immer vor dem Hintergrund: Die Software soll mir meine Arbeit erleichtern. Wichtig war mir besonders die automatisierte Dokumentenerstellung, d.h. das Erstellen von Schriftsätzen, die bereits alle notwendigen Informationen aus der Akte erhalten und schon bei der Erstellung nahezu fertig sind. Zusätzlich ist mir wichtig geworden, unkompliziert aus der Ferne auf meine Daten zugreifen zu können und auch mobil arbeiten zu können. Dieses Thema hat nun Dank “Corona” einen neuen Aufschwung erfahren.

Welche Funktionen sollte eine Anwaltssoftware unbedingt haben?

Wie oben schon erwähnt, sollte – aus meiner Sicht – eine gute Anwaltssoftware zunächst den Kanzleialltag übersichtlich darstellen. Dies bedeutet, dass alle Termine, Wiedervorlagen, Aufgaben, Dokumente und E-Mails sofort und mit einem Blick zu finden sind, sodass nicht nur ich, sondern auch das Sekretariat schnell auf kurze Fragen der Mandantschaft reagieren kann (Wie ist der aktuelle Stand? Wann war noch gleich die Hauptverhandlung? Können Sie mir noch einmal Dokument XY zusenden? etc.)

In der Akte selbst soll die Software die Dokumente nicht nur einfach darstellen, sondern auch das Arbeiten “an der Akte” erleichtern – also Dokumente sortieren können, den Inhalt von Dokumenten schnell anzeigen können, direkt aus der Akte Dokumente erstellen können, Wiedervorlagen und Aufgaben zu Dokumenten anlegen können und ggf. die noch offenen Zahlungen aufzeigen. Die Dokumente sollten schnell erstellt und bereits mit den Informationen aus der Akte vorausgefüllt werden. Textbausteine sollten einfach verwendet werden können. Die Abrechnung sollte zügig funktionieren, ohne die einzelnen Positionen händisch aufschlüsseln und ausrechnen zu müssen.

Ansonsten sollten sämtliche Funktionen sinnvoll miteinander verknüpft werden. Sprich: Ein Dokument kann sofort per Mail versendet werden; ich kann zu Dokumenten schnell Aufgaben verfügen.

Wie lange nutzen Sie Actaport schon?

Seit Oktober 2019.

Wie sind Sie auf Actaport gekommen?

Ich habe mich im Internet über die Möglichkeiten einer cloudbasierten Anwaltssoftware informiert, da ich ortsunabhängiger arbeiten wollte. Da der Markt diesbezüglich noch überschaubar ist, bin ich sehr schnell auf Actaport gestoßen.

Wofür nutzen Sie Actaport?

Mit Actaport bilden wir den gesamten Kanzleialltag mit Ausnahme der Buchhaltung ab – von der eingehenden Post über die Dokumentenerstellung und die allgemeine Mandatsbearbeitung bis hin zur Abrechnung.

Was gefällt Ihnen an Actaport?

Ausschlaggebender Punkt für Actaport war das ermöglichte Arbeiten aus der Cloud. Stichwort „Corona” und „Homeoffice”: Ich brauchte mir keine Gedanken machen, welche Hardware benötigt wird, um auch von zu Hause aus arbeiten zu können - Läuft die Software auf dem Mac-PC? Brauche ich einen Windows-Rechner? Wie richte ich VPN und die sichere Verbindung ein? Welche Systemvoraussetzungen muss mein Rechner erfüllen? Und schließlich: Warum geht es jetzt trotzdem nicht?! Ich konnte schlichtweg sagen: „Loggen Sie sich von zu Hause auf folgender Internetseite ein: … ” – und das geräteunabhängig.

Auch unabhängig von Corona hat die Cloud-Unterstützung das mobile Arbeiten erheblich erleichtert. Ich kann zu Mandantenterminen das iPad mit in die Besprechung nehmen, und dort auf die Akten zugreifen. Ich kann auch bequem vom Hotelzimmer oder aus dem ICE heraus per iPad oder MacBook in die Akten sehen.

Darüber hinaus ist auch die Optik einer Software nicht zu vernachlässigen – schließlich verbringt man den Großteil des Tages damit. Hier gefällt mir das schlichte, moderne Design der Oberflächen.

Was gefällt Ihnen nicht bzw. was würden Sie an dem System von Actaport ändern, wenn Sie könnten?

Bei Actaport handelt es sich noch um ein junges Unternehmen. Die Software wird stetig weiterentwickelt, sodass ggf. Dinge, die derzeit noch fehlen in naher Zukunft integriert sind. Derzeit sind es nur kleine Sachen, die meines Erachtens verbessert werden könnten. Ich würde mir wünschen, dass auch Platzhalter (z.B. Mandantenname) in den Textbausteinen integriert werden können. Hierdurch könnten die Textbausteine weiter individualisiert werden. Auch wäre es wünschenswert, Rechnungsvorlagen erstellen zu können, sodass Standardabrechnungen schneller angefertigt werden können. Insgesamt könnte die Abrechnung mit der Staatskasse (Pflichtverteidigung) optimiert werden.

Aber alles Jammern auf hohem Niveau.

Was unterscheidet Actaport aus Ihrer Sicht von anderer Anwaltssoftware?

Hier ist in jedem Fall die tatsächliche Verwendung einer Cloud-Technologie zu nennen. Vom Funktionsumfang dürften alle Kanzleisoftware-Produkte nahezu Ähnliches bieten bzw. sich nur in Nuancen unterscheiden. Das tatsächliche ortsunabhängige Arbeiten über eine Cloud ohne Installation zusätzlicher Software oder Clients ist meines Wissens bei Actaport einzigartig und war für mich kaufentscheidend. Man merkt auch, dass die Entwickler von Actaport gewillt sind, ihr Produkt weiter zu verbessen. Diese frische und offene Art der Entwicklung sagt mir sehr zu.

Welcher Art von Kanzlei würden Sie Actaport empfehlen? Welchen nicht?

In jedem Fall ist Actaport für Kanzleien mit 1-5 Berufsträgern und ebenso vielen Mitarbeitern zu empfehlen. Zu größeren Kanzleien fehlt mir schlichtweg die Erfahrung. Ich kann mir aber auch nicht vorstellen, welche Probleme dort auftreten sollten. Begrenzt dürfte das Arbeiten nur durch die Internetverbindung sein.

Wie viel Zeit/Geld sparen Sie durch Actaport?

Auch wenn es nicht gern gehört wird: Je mehr Aufgaben die Software abnimmt und je einfacher und schneller Sachverhalte bearbeitet werden können, desto weniger Personal ist erforderlich. Dies führt dazu, dass ich jeher (auch mit früherer Software) mit einem sehr schlanken Personalstamm auskomme.

Denn es ist natürlich etwas anderes, ob ich bei jedem Dokument die Empfänger-Adresse und die Akteninformationen händisch eintragen muss oder ob diese Informationen bereits vorausgefüllt sind. Gleiches gilt für den Inhalt der Dokumente. Es ist viel zeit- und kostensparender, wenn fertige Schriftsätze und Anträge mit Begründung per Klick zusammengestellt werden können. Das führt schließlich dazu, dass die Fixkosten gering gehalten werden können. Gleichzeitig können mehr Mandate bearbeitet werden.

Durch die Umsetzung der „digitalen Akte” und dem „digitalen Workflow” haben wir kaum Schreiben, die per Post versandt werden müssen. Auch das kostenintensive (ggf. mehrmalige) Kopieren von Akten entfällt.

Wie wirkt sich Actaport auf ihre tägliche Produktivität aus?

Ich würde behaupten, dass wir bereits zuvor – auch schon unter Verwendung der alten Software – auf einem hohen Effizienzlevel gearbeitet haben. Vor diesem Hintergrund waren keine zusätzlichen Sprünge zu erwarten. Auch die Akten führe ich seit 2012 rein digital.

Actaport hat aber die Produktivität der Kanzlei dahingehend (weiter) gesteigert, dass die Arbeit nicht mehr an die Anwesenheit im Büro gebunden ist. Ich brauche am Freitagnachmittag nicht bis Montag „warten”, um an einer Akte weiter arbeiten zu können; auch brauche ich nicht bis spät abends im Büro sein, nur um noch einen Schriftsatz fertig zu machen. Ich kann ohne Weiteres nach Hause gehen, wenn ich merke: „Das wird nichts mehr.” So kann ich auch mal am Wochenende, wenn ich Zeit und Lust habe, die ein oder andere Verfügung machen oder an einem Schriftsatz feilen. Umgekehrt kann ich auch mal am Montagmorgen gemütlich bei einem Kaffee von zu Hause ein paar Akten bearbeiten.

Mit Actaport ist die Vereinbarung von Familie und Beruf deutlich leichter geworden. Auch ein Homeoffice-Tag ist ohne Probleme möglich.

Haben Sie den Support von Actaport schon nutzen müssen?

Mit dem Support hatte ich nur in der Form Kontakt, wenn es um Fragen der Benutzung und um Funktionen ging. Hier hat mir der Support persönlich per E-Mail und spätestens innerhalb eines Tages geantwortet. Glücklicherweise brauchte ich den Support bislang noch nicht, weil Fehler aufgetreten wären.

Wie lange hat es gedauert bis Sie sich in alle Funktionen gut einfinden konnten?

Wir haben quasi von einem Tag auf den anderen ausschließlich Actaport verwendet. Aus diesem Grund „musste” die Eingewöhnung schnell gehen. Die Grundfunktionen hat man nach wenigen Stunden raus. Da wir den gesamten Kanzleibetrieb auf Actaport umgestellt haben, würde ich sagen, dass wir uns nach ca. einem Monat vollständig in die neue Umgebung mit den für uns wichtigen Funktionen eingelebt hatten.

Wie würden Sie das Preis-Leistungs-Verhältnis von Actaport einschätzen?

Es gibt sicherlich günstigere Anbieter, die rein softwareseitig denselben Funktionsumfang bieten. Vor dem Hintergrund, dass Actaport aber auch den Server für den Datenzugriff, die Datensicherung und das Backup bietet, halte ich das Preis-Leistungs-Verhältnis für sehr angemessen und sehr gut. Ich brauche mir jedenfalls keine Gedanken mehr machen, ob meine Daten ausreichend gesichert sind, und muss deshalb auch selbst keine eigene Hardware für eine Backup-Strategie erwerben. Auch brauche ich mir (und Mitarbeitern) durch den Cloud-Zugriff keine teure Hardware anschaffen, und mich auch nicht um einen Fernzugriff kümmern. Für diese ruhigen Nächte zahle ich im Zweifel dann gern etwas mehr.

Haben Sie Actaport schon mal während eines Gerichtsverfahrens statt der physischen Akte benutzt? Falls ja, wie kamen Sie damit zurecht?

In einer laufenden Verhandlung habe ich Actaport nur indirekt benutzt. Im Strafverfahren benötige ich für die Verhandlung eigentlich nur die Ermittlungsakte. Diese lade ich mir vor einer Verhandlung auf ein iPad herunter. Hintergrund ist einerseits, dass die PDF-Software auf dem Mac bzw. iPad mehr Funktionen bietet und komfortabler ist als das reine Öffnen der Datei in Actaport. Anderseits habe ich (noch) ein iPad/ MacBook, welches über kein mobiles Internet verfügt. Aus diesem Grund müsste ich die Dateien ohnehin offline verfügbar machen.

Allerdings habe ich mich auch schon in der Verhandlung über mein iPhone (bzw. als Hotspot dann über das iPad) bei Actaport angemeldet, um z. B. Telefonnummern herauszusuchen oder doch noch einmal einen Schriftsatz (den ich vergessen hatte mitzunehmen) herunterzuladen oder aber auch um der Richterin noch Unterlagen per Mail zu senden.

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