Welche Kanzleisoftware passt zu mir? – Interview mit Ilona Cosack zu den Dos und Don’ts bei der Softwaresuche

Ist man mit der aktuellen Arbeitsweise und der damit zusammenhängenden Kanzleisoftware nicht zufrieden, ist es häufig sinnvoll, sich einmal die Zeit zu nehmen und zu hinterfragen, welche Anpassungen mit der aktuellen Software möglich sind oder ob eine Arbeitsoptimierung auf lange Sicht nur durch einen Wechsel der Kanzleisoftware realisierbar wäre. Welche Schritte Anwältinnen und Anwälte bei der Wahl der richtigen Kanzleisoftware weiterbringen und welche Fehler man vermeiden sollte, beantwortet Kanzleiberaterin und Softwareexpertin Ilona Cosack im Interview.

Was ist der erste Schritt, den man machen sollte, wenn man eine neue Kanzleisoftware nutzen möchte?

Ilona Cosack: Erstmal sollte man überlegen: Was machen wir aktuell, und wie machen wir es? Wie wird gearbeitet? Was machen Anwälte und Mitarbeiter mit dem Computer bzw. mit dem Programm? Wie sind die Arbeitsabläufe? Wie viele Personen sollen mit der Software arbeiten? Das nenne ich die Ist-Analyse. Das kann man am besten umsetzen, indem man einfach mal einen Zettel an den Arbeitsplatz legt und notiert: Was mache ich morgens? Wie geht es los, wenn ich die Kanzlei komme? Ich stelle mir Fragen wie: Was habe ich heute zu erledigen? Welche Fristen habe ich? Welche Gerichtstermine? Welche Mandanten stehen an? Welches Kalendertool, welche To-do-Liste kommt zum Einsatz? Gleichzeitig muss ich mich fragen: Was stört mich an dem jetzigen Programm? Wo könnte man die Software optimieren.

Ich bin allerdings kein großer Freund davon, zu sagen, wenn Sie unzufrieden sind, wechseln Sie von A nach B, sondern meine Meinung ist, egal, was Sie haben, nutzen Sie es. Die meisten Kanzleien nutzen Programme, die sehr umfangreich sind, nur in einem recht geringen Ausmaß. Da kann man schon, ohne zu wechseln, ganz viel Potenzial aktivieren.

Haben Sie dafür ein Beispiel?

Ilona Cosack: Bei den meisten Kanzleien, die schon seit 20, 30 Jahren Kanzleisoftware einsetzen, war die Software der Ersatz für die Schreibmaschine. Was hat man mit der Schreibmaschine gemacht? Man hat geschrieben. Heutzutage gibt es viele andere Funktionen, aber viele nutzen diese Softwareprogramme letztlich nur, um Adressen anzulegen, Briefe zu schreiben und im Idealfall auch, um eine Rechnung zu erstellen. Die Buchhaltung wird da schon schwieriger. Ganz zu schweigen davon, einen Schritt weiter zu gehen und die Kanzlei betriebswirtschaftlich zu analysieren. Es gibt z. B. Kanzleisoftware mit sehr anschaulichen statistischen Auswertungen. Da kann ich genau sehen, wie lange hat wer an welcher Akte gearbeitet. Und so kann ich letztlich wunderbar berechnen, wie viel Umsatz ich mit den einzelnen Akten mache.

Wenn ich die Ist-Analyse gemacht habe, wie finde ich dann heraus, welche Kanzleisoftware für meine Bedürfnisse die richtige ist?

Ilona Cosack: Dann muss ich überlegen: Was ist für mich wichtig? Ich nenne das immer die K.O.-Kriterien, d. h., wenn die Software diese Kriterien nicht erfüllt, scheidet sie direkt aus. Daneben gibt es Aspekte, die sind nice-to-have, aber man kann darauf verzichten. Hier muss jede Kanzlei ihre eigenen Prioritäten setzen.

Hat eine Kanzlei beispielsweise zusätzlich ein Notariat bekommen und nutzt eine Software ohne Notariatsmodul, müsste diese Kanzlei zukünftig zwei unterschiedliche Softwareprogramme einsetzen. Das macht wenig Sinn, u. a. auch deshalb, weil bei jedem neuen Mandat die Interessenkollision geprüft werden muss. Fragt man Mitarbeiter und Anwälte, wie sie eine Interessenkollision prüfen, kommt meist die Antwort, das mache das Programm automatisch. Aber dann ist es schon zu spät. Dann haben sie im Worst Case beide Mandate angenommen und müssen auch beide Mandate niederlegen. Meine Empfehlung ist: Wenn ich einen Telefontermin abstimme oder einen Termin vereinbare, sollte ich direkt prüfen, ob ich diesen Mandanten vertreten darf, oder ob eine Interessenkollision vorliegt.

Welche Stärken und Schwächen hat eine Software?

Ein wichtiger Hinweis ist auch, sich mit Kollegen auszutauschen. Wenn dann ein Kollege sagt: Ich habe XY und bei mir funktioniert XY ganz klasse, bedeutet das noch lange nicht, dass XY in meiner eigenen Kanzlei genauso gut funktioniert. Vielleicht bearbeitet der Kollege ganz andere Rechtsgebiete oder arbeitet generell ganz anders. Ich sollte also fragen: Wo hat die Software ihre Stärken und wo ihre Schwächen?
Es gibt Anwaltssoftware, die ist im Buchhaltungsbereich klasse, oder im Bereich der Zwangsvollstreckung. Wenn aber eine Kanzlei all diese Dinge nicht braucht, weil sie nur beratend tätig ist, dann nützen ihr die Stärken dieser Software nichts.
Ich empfehle immer das Bilden einer Rangliste: Für Kriterien, die sehr wichtig sind, vergibt man zehn Punkte und für das, was weniger wichtig ist, fünf oder sechs. Ein Kriterium, das im Prinzip nicht wichtig ist, bewerte ich mit zwei oder drei Punkten, je nachdem. Und so kann man sich der richtigen Software Stück für Stück annähern.

Im Anschluss folgt eine Auswertung, bei der Mitarbeiter und Anwälte die Software, die sie sich angeschaut haben, nach diesen Kriterien bewerten. So kommt man oft zu einem Ergebnis, das ganz anders ausfällt als das Bauchgefühl.

Gibt es klassische Hürden bei diesem Auswahlprozess?

Ilona Cosack: Ja, natürlich. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und ein Wechsel ist mit viel Arbeit verbunden. Es kommt immer die Frage: Wer ist der Treiber? Ist der Treiber der Mitarbeiter, oder die Anwälte oder vielleicht sogar beide? Ich arbeite gerade mit einer Kanzlei, bei der ein paar Anwälte sagen, wir nutzen die bisherige Arbeitssoftware überhaupt nicht, und sich dann eine Insel mit allem, was sie für ihre Arbeit brauchen, anlegen. Das heißt, sie haben auf Ihrem Rechner alle ihre Sachen, die sie brauchen und kommen damit klar. Das ist aber natürlich wenig effizient und kein Teamgeist. Sobald dieser Anwalt ausfällt, haben andere ein Problem.

Was geschieht mit den ganzen Daten beim Wechsel der Software?

Ilona Cosack: Das schwierige ist immer die Datenqualität. Vor der Migration sollte der Datenbestand bereinigt werden, da ist aber eine Sisyphusarbeit. Das macht keiner gerne und wenn das nicht passiert, bedeutet das, dass Sie vielleicht Ihren Datenmüll mit in die neue Software nehmen.
Bei einer neuen Software muss man sich erst überlegen: Wie bezeichnen wir Dateien? Nach welchem Schema X machen wir das? Hier sollte man ganz klare Regeln festlegen, die für alle Personen in der Kanzlei gelten. Das erleichtert die Suche und Übersichtlichkeit enorm.

Welche Funktionen und Module brauche ich überhaupt?

Wenn Sie als Anfänger oder Einsteiger von einem Softwarehersteller gefragt werden, wie Sie Ihre Software eingerichtet haben wollen, dann haben viele überhaupt keine Vorstellung, was die beste Lösung sein könnte, denn Sie wissen im Vorhinein nicht, was mit der Software alles möglich ist. Das führt dazu, dass der Anbieter Standard XY ausliefert, aber Standard XY nicht passend für Ihre Arbeit ist.
Zudem sollte ich alles aus den Standardeinstellungen löschen, was ich überhaupt nicht brauche. Wenn ich kein Strafrecht mache, dann brauche ich in der Software auch kein Rechtsgebiet Strafrecht. Und wenn dann doch mal jemand kommt, der dieses Rechtsgebiet braucht, dann lege ich es nachträglich an.

Wenn man sich kanzleiintern auf Must-haves geeinigt hat, wie geht man dann weiter vor?

Ilona Cosack: Letztlich kommt man nicht drum herum, sich ein paar Programme anzuschauen, allein schon wegen der Bedienung und Nutzeroberfläche. Ich habe schon erlebt, dass ein Programm nur wegen der Optik rausgefallen ist. Manchmal sind es rein subjektive Kriterien, die dazu führen, dass eine Kanzleisoftware nicht gefällt.

Mein Tipp:

Testen Sie nicht den Standard, den der Anbieter Ihnen zeigt, sondern testen Sie anhand eines realistischen Falls, der bei Ihnen in der Kanzlei auftauchen könnte.

Gibt es einen speziellen Fall, der bei Ihnen immer wieder auftaucht? Dann würde ich den mit jeder Software durchspielen und schauen, wie oft ich bei der Software klicken muss, bis ich zum Ergebnis komme. Wie umständlich oder wie einfach ist es?
Wenn Sie hinterfragen: Was ist für mich wichtig und Sie sagen: Ich brauche eine Software, mit der ich E-Mails schreiben kann. Dann wird Ihnen jeder Hersteller sagen: Ja, das können Sie mit meiner Software. Dann sollte ich aber fragen: Wie oft muss ich klicken, bis ich die E-Mail versandfertig habe? Wie viel muss ich manuell machen, wie viel läuft automatisiert? Werden E-Mails direkt in die elektronische Akte übernommen, kann ich aus der Akte heraus direkt eine E-Mail schreiben, wie komfortabel ist der Arbeitsschritt?

Hier geht zu einem direkten Vergleich der gängigen Softwareangebote für Juristinnen und Juristen.

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