Workflow mit Anwaltssoftware – Optimierung des Kanzleimanagements

Software von der Stange oder maßgeschneidert?

Jede Anwaltssoftware, die auf dem Markt ist, ist Standardsoftware. Sie soll für möglichst viele Anwender geeignet sein. Eine maßgeschneiderte oder individuell programmierte Software ist aus finanziellen Gründen illusorisch. Passen Sie die Anwaltssoftware soweit wie möglich Ihren eigenen Bedürfnissen an. Die Anbieter liefern „Konfektionsware“ aus, beispielsweise beim Kontenrahmen, bei den statistischen Auswertungen und den Musterformularen.

Workflow

Definieren Sie Regeln

Bevor Sie mit dem Echtsystem[1] beginnen, sollten Sie schriftliche Regeln definieren. Wie werden Adressen gespeichert, welches Rubrum wird verwendet etc. Zwar gibt es bei vielen Softwares mittlerweile eine phonetische Suche, d.h. der Name Maier wird ebenso gefunden wie Mayer, Meier und Meyer, dennoch ist diese Arbeitserleichterung noch nicht bei allen Programmen Standard. Wenn Sie in Familiensachen eine Akte Müller ./. dto. anlegen, wird die Gegnersuche schwierig.

Adressen, die in einer Akte beteiligt sind, dürfen nur dann geändert werden, wenn diese Änderung für alle anderen Akten, an der die Adresse beteiligt ist, relevant ist. Beispiel: Angelegt wird die Rechtsschutzversicherung vor Ort, es meldet sich die Hauptstelle. Gegebenenfalls kann es sein, dass die RSV vor Ort in einer anderen Akte noch benötigt wird. Wenn jetzt die Adresse vor Ort in die Adresse der Hauptstelle geändert wird, gehen zukünftig alle Schreiben in allen Akten an die Hauptstelle.

Nutzen Sie drebis

Dieser Fehler bei der Adressänderung lässt sich vermeiden, wenn man auch mit Versicherungen digital kommuniziert. Hierzu stellt die Versicherungswirtschaft die Software-Plattform „drebis“ zur Verfügung. Sie ermöglicht den direkten Informationsaustausch zwischen Rechtsanwälten und Rechtsschutzversicherungen ohne Medienbruch. Es kann als Webanwendung oder über die Anwaltssoftware genutzt werden. Viele Anbieter haben eine drebis-Schnittstelle in ihr Programm integriert, so dass die Daten aus der Anwaltssoftware direkt in drebis übernommen werden. Die Versicherungen arbeiten schon lange digital. drebis bietet für Kanzleien den Vorteil, dass die Bearbeitungsdauer erheblich reduziert wird. Die Deckungszusage bei Rechtsschutzversicherungen erfolgt binnen zwei Tagen und auch Vorschussrechnungen werden sofort bezahlt. Die Kanzlei kann mit eingescannten Dokumenten direkt aus der elektronischen Akte heraus arbeiten und reduziert die Bearbeitungszeit. Derzeit nehmen leider noch nicht alle Versicherungen an drebis teil.

Einheitliche Schreibweise von Dateinamen

Legen Sie fest, wie Dateinamen in Ihrer Kanzlei lauten. Die meisten Programme und auch Scanner vergeben einen automatischen Dateinamen, der nicht brauchbar ist. Aus dem Dateinamen sollte auch der Inhalt des Dokuments erkennbar sein, arbeiten Sie gegebenenfalls mit einem Abkürzungsverzeichnis.

Mit klar gekennzeichneten Dateinamen findet sich jeder in einer elektronischen Akte zurecht und kann sofort das passende Dokument finden. Achten Sie darauf, dass auch Dokumente, die als Anlage an das Gericht geschickt werden, korrekt bezeichnet werden. Beachten Sie, dass die Justiz Hinweise beim Elektronischen Rechtsverkehr für die Versendung von Nachrichten über das beA gibt. Es wird darum gebeten, z.B. keine Umlaute zu verwenden, die Datei darf maximal 60 Zeichen lang sein und auch Sonderzeichen und der Schrägstrich sind nicht zulässig.

Verwenden Sie Musterformulare!

Überlegen Sie bei jedem Text, der erstellt wird, ob er sich für ein Muster eignet. Auch wenn es bequemer ist, womöglich jetzt schnell das Schreiben zu diktieren, zahlt sich die Mühe aus, sobald der Text ein weiteres Mal verwendet werden kann.

Arbeiten Sie im Idealfall mit Platzhaltern bei variablen Daten. So können mühelos in vielen Rechtsgebieten Musterformulare mit den Daten der Akte gefüllt werden und es wird viel Zeit gespart.

Muster helfen auch beim Einsatz von neuen Mitarbeitern und Urlaubsvertretern, so gelingt es, einen einheitlichen Standard zu setzen.

Erstellen Sie ein eigenes Kanzlei-Handbuch

Legen Sie für alle Bereiche fest, wie die Software genutzt wird, damit Sie das Potential der Software ausschöpfen. Wer erstellt wann welche Rechnungen? Wie erfolgt das eigene Mahnwesen? Sollen hier Automatikfunktionen genutzt werden oder ist eine manuelle Kontrolle sinnvoll?

Die Buchhaltung ist das Cockpit

Bietet die Buchhaltung einen tagesaktuellen Überblick über die Einnahmen und Ausgaben? Erfolgt die Aktenbuchhaltung zusammen mit der Finanzbuchhaltung? Sind die statistischen Auswertungen mit dem Kontenrahmen verknüpft? Passen Sie den Kontenrahmen an die Bedürfnisse der Kanzlei an. Die Standard-Kontenrahmen sind überdimensioniert und enthalten häufig Konten, die in der Kanzlei gar nicht benötigt werden. Arbeiten Sie mit einem Steuerberater zusammen. Benötigt dieser die Auswertungen als Export für seine Software? Wie erfolgt dieser Export? Stimmen Sie auch den Kontenrahmen mit Ihrem Steuerberater ab, damit unnötige Buchungen vermieden werden. Wenn Sie die Buchhaltung auslagern, kann im Idealfall der Steuerfachangestellte die Buchungen in Ihrer Anwaltssoftware vornehmen, damit Sie jederzeit den Überblick behalten und nicht auf die monatlichen Auswertungen des Steuerberaters angewiesen sind.

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[1] Das Echtsystem umfasst die realen Daten der Kanzlei. Es steht im Gegensatz zum Testsystem, das von manchen Herstellern als „Spielwiese“ mit Testdaten geliefert wird.